役に立つ、得する情報提供を心がけています

説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!?

[記事公開日]2016/12/20

何かを説明する状況は日常生活に沢山ありますよね。

職種によっては説明する行為や会話が主な仕事内容になっている人もいるでしょう。

 

そしてもちろんですが、この際、説明上手であるに越したことはありません。

説明がわかりやすくて上手いと、職場などでは「仕事がデキる人」と言われる可能性も高まります。

 

上手に説明をする方法やコツは色々ありますが、今回は今までの経験から個人的に大事だと思うポイントを6選紹介したいと思います。

もちろん「全てを実行しましょう」ということではないので、参考程度に読んでみてください。

 

ちなみに興味ある方は以下の記事もどうぞ^^

聞き上手になるには!?その方法を徹底解説!

会社やバイト先で嫌われる人の特徴27選!

 

では本題スタートです。
 

①言葉の抑揚、緩急、間の取り方などを意識する

初めから終わりまでずっと同じトーン、同じスピードで淡々と話し続けるのは良くないです。

相手は飽きてしまい、途中から疲れて聞くことを止めてしまう可能性があります。

 


ですので「声に抑揚を付けたり、緩急をつけて重要な部分は間を入れてゆっくりと丁寧に説明する」などのパターンを取り入れましょう。

伝いたい部分を強調したり何度か繰り返すというのも効果的です。

 

そのようにリズムをつけることで、聞く側の注意を引くことができ、興味を持って聞いてくれる可能性が高いです。

 

 

難しくて無理そう…という方は!?

そう思う方もおられると思います。その場合はとにかく早口にならないように気を付けましょう。

説明する側は話す内容をわかっているため、どうしても若干早口になってしまうことが多い気がします。

その説明を色々な人に何度もしている場合は、尚更その可能性が高いです。

 

 

ですので全体的には「ゆっくり話そう」と思うくらいでちょうどよいでしょう。(ノロノロと話すまではいかないくらいのスピードで。汗^^)

 

そして基本的にはボソボソと話すよりは、ハキハキした大きめの声で話す方が伝わりやすいです。

ただし、ハキハキは説明を楽しんでる感じが伝わりますが、内容によっては逆効果にもなるかもしれないので注意が必要です。

 

あと、ハイテンション過ぎるのは相手を疲れさせてしまいますので逆効果です。

 

 

②文章を区切って短くする

とにかく「一気に伝えたい」と意識してしまうと、言葉を詰め込んでしまうことがあります。

その結果、相手が理解しにくい内容になってしまいます。

 

ですので一つ一つの文章を短くしましょう。

話のまとまり毎に区切るという意味ではなく、単純に句点(。)で区切ると、聞いている方もスッキリします。

そこからさらに削れる部分があれば、はしょりましょう。

 


昨日すごく大変でして~、私がホール一人の時間帯に団体客が入ってきて、オーダーを一つだけ間違えてしまって、それで軽くクレーム入れられて、もちろん私が悪いんですけど、最悪なのはそのあとで、私焦って料理を落としてしまい、お皿は割れるし、それで料理長がちょっと不機嫌になったみたいで、もう自分が嫌になっちゃって本当泣きたくなっちゃいましたよ。

まあこれでも意味は通じるとは思いますが、詰め込みすぎな感じはしますよね。

では以下のような感じはどうでしょうか?

昨日、私がホール一人の時間帯に団体客が入ってきて、すごく大変だったんですよ。

私のミスでオーダーを間違えてクレームを入れられたあと、さらに焦って料理を落としてしまったんですよ。

お皿は割れるし、料理長も不機嫌になるし、もう自分が嫌で本当泣きたかったですよ。

一つ目の例に比べるとわかりやすいですよね。

さらにこの例は文章を区切ると同時に、言い回しなども少し変えたり、不要な言葉や単語も削りました。

 

このように、できるだけ文章を短くした方がよいです。

 

スポンサードリンク


③相手の知識や状況などに合わせる

説明の大きな目的は、知識をひけらかすことではなく、教えた(伝えた)ことを理解して納得してもらう事です。

相手が理解しないと「説明」ではなく、ただの「お話」になってしまいます。

 

お話で終わらないようにするためには、相手に理解してもらえるように話す必要があります。

 

 

例えば説明の内容が全く同じだとしても、相手が「小学生、30代、70代」の3パターンだとしたら、もちろん話し方や言葉もそれに合わせて変えた方がわかりやすいです。

相手が理解できる言葉に置き換えたり、より詳しく噛み砕いて話してあげることが大事です。

 

また、わかりやすいように「何かに例えること」は非常に効果的ですが、その例える内容自体も相手によって変わってきます。

 

 

世代だけではない

例え相手が同い年だとしても、その人の性格、長所、短所、キャラクターなども理解していると、それに合わせることもできます。

もちろん初対面の場合などはわからないので、仕方ありませんが…^^

 

 

説明する内容に関して、相手がその基礎知識があるのか?経験があるのか?苦手分野か?なども意識しましょう。

 

また、説明する内容によっては、もちろん話す順序も大事です。

「まず○○を理解していないと、いきなり□□のことを説明しても理解できない」というケースなら、当然先に説明するのは○○からです。

 

 

よくある失敗!?

これは「ある程度のことを知っている前提」で話し出すことでしょうか。

自分が何回も経験したことや見慣れていることは、なぜか「相手もそれなりに知っていると思ってしまう人」は割と多いです。

 

私自身もそのように話してしまった経験があります。

ただし、もちろんこれだと理解してもらえない可能性が高くなります。

 

相手の知識やレベルがわからない場合は、最初に、または途中で軽く質問などをしてみて、そのリアクションでどれくらい理解できているかを確認しながら説明するのも良いでしょう。

 

 

相手の状況も配慮する

「わかりやすさ」とは少し意味が違うかもしれませんが、その時その場の相手の状況(忙しくないか?など)も考えた方が良いです。

 

例えば「自分は時間に余裕があるか、相手はあと5分後には移動しなければならない」という状況だとします。

するとこの場合は、ギリギリでも5分以内に終わるように説明しなければいけません。本当は4分以内くらいですね。

 

その時間内に終わるのは無理だと判断したならば、「あとでたっぷり時間がある時に話す」、もしくは「本当に重要な点だけを伝えて、あとで詳しく」という形が好ましいです。

 

 
例 エレベーターの1階から2人で同時に乗り込んだあとに説明する場合
自分の行き先が36階で相手が12階だとします。

すると、「36階までけっこう時間がかかる」という自分のペースではなく、相手が降りる12階までに話が終わるか?ということを意識しましょう。

 

 
話し手の気持ちとしては…!?
上記のような状況でも自分のペースで話してくる人は、おそらく「途中で終わってもあとで説明するから別にいいや」という気軽な感じだとは思います。

ですのでそこまで気にする必要はないのですが、でも聞き手側が実際あとでその話を聞きに行くと「あれ?前に説明したよね?」となるケースもけっこうあります。汗

 


そして私が「いや、この前は時間が足りなくて途中で終わったのですが…」と言っても、「え?そうだっけ?話したと思うけどな~」という展開になり困った経験が何度もあります。

ですので個人的には、説明する側の時は、こういった部分にも気を付けています。

 


まあ一番安全なのは、いきなり説明に入らずに「今お時間よろしいでしょうか?」的な感じで確認することですね^^

パッと見、明らかに忙しそうであれば、声すら掛けづらいですけどね…^^






 

④要点を絞って話す

説明する側としては「あれもこれも全てを漏らさず詳しく説明しなければならない」と思ってしまうかもしれませんが、これは逆効果である可能性が高いです。

限られた時間の中で「多くの情報を与えればわかりやすい」というわけではありません。

 

相手は沢山情報が入っても「一体何が重要なのだろう」とわからなくなってしまいます。

そしてそもそも話しが長くなってしまうので、相手の集中力の問題も出てきますし、単純に「説明が時間内に終わらない事態」も有り得ます。

 

 

大切な要点を簡潔にまとめて説明することが大事です。

つまり「シンプルイズベスト」を意識する感じでしょうか。

 

 

話し出す前に内容を頭で理解し、整理する

要点を絞るということですが、これは話しながらするのはすごく難しいと思うので、説明する前に頭で整理しましょう。

 

まず説明したい内容をピックアップして、その中で何が大切か?不要な部分はどこなのか?を考えましょう。

そして本当に伝えたいポイントをいくつか絞りましょう。

 

それでも話したいことが多すぎる場合は、「これ全て本当に話す必要があるのか?」ともう一度考えてみると、やっぱりいらないなという部分が見つかったりします。

 

 

⑤話を脱線しない

例えば「接客業で新人に仕事を教えている」として、その時の会話です。
「続いて○○の作業だけど、ここで□□したらお客さんを怒らせてしまうから気を付けてね。

この前もここでミスして△△ってクレームを付けられたバイトの子がいたんだよ。

でもそのお客さんはまだ優しかったから助かったんだけど、私が過去に経験した最も怒らせてしまったお客さんは~」
という感じで逸れていく(脱線する)パターンです。

 


仕事のやり方の説明をしているハズなのにいつの間にか…というパターンですが、これ意外と多いです。

説明する側としては話す全体の内容を把握しているので、話が脱線しても「本題に戻すね」とさえ言えば問題なしと思っている可能性が高いです。

 

でも相手はそれによって、その前の内容を忘れてしまうことなどがあるので注意が必要です。

たまに本人も「で、あれ?今何の話してたっけ?」となることもあります。汗

 

 

あえて脱線する!?

「相手も仕事の話ばっかりだと退屈だろう」と思い、良かれと思って雑談を挟む人も多いと思います。

確かにそうすることで、聞く側が全体的に興味を失わず聞いてくれる可能性もあります。

 

やはりその度合いが重要ですね。

あまりに多かったり長いとそれが理解しにくい原因になるケースもあるということですね。

 

もちろんその脱線した話自体に相手が興味がなければ、その時間はうんざりさせてしまいますし、そもそも相手が「真面目に聞きたい」という気持ちであれば少しの雑談もリスクがありますが…汗



 
ただの雑談に見えるが実は「単に自分が話したいことだった」というパターン
これも多い気がします。相手が興味を持つかという点では重要ですね。

自分の考えを聞いてほしい、見てほしい、という思いがある時にさらっと脱線しながら話してしまいがちですね。

 

簡単に言うとちょっとした自慢系?という感じでしょうか。

 

スポンサードリンク


⑥先に結論を伝える

話の内容にもよりますが基本的には「まず結論、そしてそのあとに理由や補足、その他の情報を伝える」という形がわかりやすいとされています。



例えば何かを注意する場合は「まず結論から言うと、○○は絶対ダメです。その理由は~」という形で話し始める感じです。

結論とは、説明する中で最も相手に伝えたい事です。

 


結論を先に言うメリット

■相手がその話に興味や関心を持ちやすくなり「これから聞くぞ」という準備ができる

全体の内容自体も理解しやすくなるでしょう。




■結論だけ聞きたい相手からすれば無駄な時間がない

特にビジネスでは重要だとされることが多いですね。




■落ち着いて最後まで聞いてもらえる可能性が高い

「何の話だ?結局この人は私に何が言いたいんだ?」と思われることも少ないでしょう。

過程から話し出すと、場合によっては「ん…?これって褒められているのか?それとも説教系なのか?」と考えさせてしまう可能性もあります。

そしてそういう状態になっている時点で相手は話に集中していません。




具体例

■良くない例

「○○さんは昨日の夜、寝たのが朝方だったらしく、起きられず寝坊だって。だから1時間遅れるそうだよ」

■良い例

「○○さんは1時間遅れるんだって。寝たのが遅くて寝坊したみたい」

やはり後者の方がわかりやすいですよね。

 

上記の「良くない例」は全体の話が長くなく、途中に出てくる単語で「遅刻」と想像できるかもしれませんが、それでもちょっと「長ったらしい…」と感じませんか?

ですのでもっと長い場合や話が複雑な場合などは、なおさら結論から言った方が良いと思います。

 


質問された時も先に結論から言うとスムーズにいくことが多い


例えば職場で先輩や上司から「○○の仕事終わった?」と聞かれた際は、まず「終わったか、まだ終わっていないか」を伝えましょう。

後者の場合は、その後で詳しく答えましょう。



■「ただ今□□をしてる段階ですので、もう少しで終わりそうです。」

■「ちょっと□□に手こずっていて、今そこで悩んでいる状態です。」

など。


 
先輩に「仕事でわからないことある?」と質問された場合も同じ
「○○がよくわからないです。というのは~」という流れの方が良いでしょう。

 

「私は昔○○系の仕事をしていたんですが、その時からどうも□□の作業が苦手でして、そしてこの職場にきた時、最初はなんとかできそうな気がしたのですが、やはりちょっと上手くできなくて…」などという感じの回答は良くないですね。汗^^



 

 

全ての話を結論から話せばいいというわけではない

例えば最後に盛り上がる面白い話などをするときは、もちろん結論…というかオチを最後にした方がよいです。

まあストーリーがあるモノはほとんどそうでしょうね。

 

あくまでも説明の場合は「先に言った方が伝わりやすいことが多いですよ~」という話です^^

 

 

まあ、先輩に仕事の失敗を報告する場合などは、いきなりズバットは言いにくいな~というケースも正直あるとは思います。汗

この場合は確かに、少しだけ遠回しに言ったりやんわりと伝えると、相手が優しくなる可能性はあります。

 

しかし、いいわけと捉えられたり、仕事内容によっては少しでも早く報告すべきなどのリスクもあります。

 

 

その他のパターン

結論を言わないのであれば、先に話すテーマを伝えるのもアリですね。

「今から○○について話します。」、「最近の○○さんの態度について…」

などなど。

 

あと、準備をしてもらうという意味では最初に「3分で終わるから聞いて」などと言うのもアリかもしれませんね^^

 

 

説明上手のコツは他にもたくさんある

全て詳しく書いているとすごい量になるので、今回は個人的に特に重要だと思うコツを解説しました。

他には例えば以下のようなモノがあります。

 

 

接続詞をしっかり使う

「つまり」、「ですので」、「なぜなら」、「でも」などフレーズはたくさんありますね。

使い過ぎると余計ややこしくなるので気を付けましょう。

 

 

ジャスチャーを加える

「注意点は3つあります」の時に指を3本立てたり、「あっちです」という発言をする時はその方向に指を指したり、という感じですね。

また、道具や機械の使い方を説明する時に動きを付けた方がわかりやすいのであれば、付けましょう。

 

 

主語をハッキリさせる

日本語は主語・述語の順番で文法が成り立っています。

説明が苦手な人はどうしても自分の視点で話をしてしまい、主語を省きがちですので注意しましょう。

 

 

曖昧な表現をしない

例えば、「しばらくしたら」などのような言葉は避け、しっかり「10分くらい経ったら」のように具体的に伝えた方がわかりやすいです。

他には、「砂糖をまあまあ多めに入れる」➡「砂糖を大さじ1杯入れる」という感じですね。


 

今回は以上になります。アナタにとって「なるほど!次に話す時に役立つかも!?」と思うモノが今回の記事で一つでもあれば幸いです^^

 

スポンサードリンク


関連記事

コメント

  • トラックバックは利用できません。

  • コメント (0)

  1. この記事へのコメントはありません。

カテゴリー